Pouco tem se discutido sobre o gerenciamento de riscos do principal “calcanhar de aquiles” de toda e qualquer organização, independentemente do tamanho e setor de atuação: a gestão da cadeia de suprimentos/fornecimento ou, em inglês, Supply Chain.
Gerir esta cadeia é complexo, justamente por envolver uma quantidade enorme de players que podem influenciar (in)diretamente o negócio de qualquer empresa que os contratam. Por isso, há grande necessidade de serem frequentemente monitorados e engajados para evitar exposição da empresa contratante a riscos jurídicos, operacionais, financeiros e reputacionais.
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Como se sabe, a área de Suprimentos/Compras é, tradicionalmente, responsável por garantir o fornecimento de bens e serviços de forma eficiente, o que a faz desempenhar um papel ainda mais estratégico nas empresas.
Além de gerenciar a cadeia de suprimentos, essa área deve estar alinhada às exigências de compliance e governança corporativa, contribuindo ativamente para a conformidade legal e ética nas relações com terceiros e ainda, provavelmente trabalhando para mitigar os riscos de responsabilidade solidária da empresa junto a seus terceiros.
Em uma cadeia de suprimentos complexa e globalizada, os fornecedores (seja de serviços e/ou de bens) muitas vezes representam significativos riscos, como problemas financeiros ou até o envolvimento em práticas ilícitas, como corrupção ou violações de direitos humanos.
A negligência em identificar esses riscos pode resultar em severas consequências jurídicas e reputacionais para a empresa, incluindo multas, processos judiciais ou, no mínimo, a necessidade de nova contratação em razão da incompletude dos serviços que deveriam ter sido prestados ou outros.
Nesse sentido, a área de suprimentos deve estar preparada para realizar uma diligência rigorosa e contínua sobre os terceiros com os quais a empresa se relaciona, sobretudo com as recentes regulamentações, entre elas a europeia Diretiva de Devida Diligência de Sustentabilidade Corporativa (CSDDD), aprovada em abril passado pelo Parlamento Europeu, que vem liderando esforços para assegurar que as operações comerciais transnacionais respeitem padrões socioambientais e de direitos humanos mais robustos.
Paralelamente à aprovação continental, alguns países da União Europeia iniciaram processos legislativos para aprovação de leis que, dentre outros objetivos, visavam adotar critérios de devida diligência, como o Reino Unido, França e Alemanha com requisitos de devida diligência variáveis em suas legislações.
Nesta linha, a identificação de possíveis riscos no negócio gerado pelo parceiro a ser contratado não é apenas um objetivo da área de compliance e governança, mas, também um objetivo da área de suprimentos que essa análise visa mitigar os riscos associados ao seu próprio trabalho.
Identificar o fornecedor adequado e entender seus desafios e os riscos inerentes à sua contratação permite que o processo de seleção não se resuma a atender às exigências da área solicitante, mas que ocorra de forma estratégica. Isso inclui avaliar as competências do fornecedor, identificar oportunidades de redução de custos, verificar se o seguro da empresa é adequado, determinar a duração da contratação — se o fornecedor pode prestar serviços a longo prazo ou se a opção temporária seria mais vantajosa.
Além disso, é fundamental considerar a necessidade de um seguro adicional e os riscos associados a adiantamentos financeiros. A área de suprimentos pode ser surpreendida pela atuação desse fornecedor; se isso ocorrer, de que maneira isso impactaria a operação?
Portanto, uma análise detalhada do fornecedor não apenas mitiga riscos de compliance e atende requisitos de governança, mas também contribui significativamente para a redução de riscos operacionais, além de indicar a área jurídica elementos que auxiliarão ainda mais a área a elaborar um contrato direcionado e que cubra todos os pontos necessários.
Diante deste cenário complexo e repleto de riscos, passamos a expor o passo a passo para a construção de um programa de avaliação de riscos relacionados a fornecedores e outros parceiros comerciais.
Primeiro, verificar os antecedentes legais: Investigar o histórico de litígios, processos trabalhistas e pendências fiscais do fornecedor; segundo, avaliar a capacidade financeira: analisar a saúde financeira da empresa fornecedora, a fim de evitar que problemas de liquidez ou insolvência interrompam o fornecimento de bens e serviços.
Terceiro, avaliar a conformidade ambiental, trabalhista e regulatória: garantir que o fornecedor cumpre com todas as normas aplicáveis, especialmente em setores sujeitos a maior regulamentação, como as ambientais, trabalhistas, LGPD, segurança da informação, financeiras entre outras.
Quarto, avaliar as práticas de integridade: verificar se o fornecedor adota práticas éticas e está em conformidade com legislações anticorrupção e normas internas de empresas que já tem se tornado padrão no mercado.
Além disso, a implementação de uma política clara de diligência de terceiros, com critérios objetivos e procedimentos bem definidos, é essencial para garantir a segurança e a conformidade das operações, sem contar a adoção de ferramentas tecnológicas para o monitoramento automatizado de fornecedores, tornando-o mais ágil e eficiente.
Não se pode esquecer as necessidades internas da área de suprimentos, que atende os questionamentos das mais diversas áreas de negócio, que podem e devem ser acrescidas junto a diligência de compliance, tais como questão de faturamento, medição, renovações contratuais.
Por fim, o monitoramento e avaliação dos fornecedores e parceiros comerciais, passa pelo engajamento da área de suprimentos, o que requer a adoção de uma série de boas práticas:
- Treinamento contínuo, a equipe de suprimentos deve receber treinamento constante sobre os requisitos legais e regulatórios aplicáveis, além das políticas internas de compliance e governança da empresa;
- Definição de metas e indicadores de conformidade e de performance (KPIs), como forma eficaz de garantir o compromisso da equipe com a diligência de terceiros;
- Integração interdepartamental, uma vez que o departamento de suprimentos deve trabalhar em estreita colaboração com as áreas jurídica e de compliance, de modo a garantir que todos os riscos potenciais sejam devidamente monitorados e mitigados;
- Adoção de soluções tecnológicas com o uso de softwares de gestão de fornecedores, que permitem o monitoramento contínuo e a verificação de conformidade, facilitando o processo e reduzindo a carga de trabalho manual.
Por último, o mais importante deles: o reconhecimento do sucesso desse programa junto a área de suprimentos. Isso porque é comum que tais medidas sejam vendidas internamente e externamente como o sucesso da área de compliance ou de governança corporativa e até mesmo de controles internos e/ou auditoria.
Entretanto, como mencionado anteriormente, a área de suprimentos também possui necessidades intrínsecas, não devendo ser vista como uma área de mero suporte, o departamento possui também suas necessidades, seus objetivos e suas metas e portanto, para estar realmente engajada ela precisa ser colocada como protagonista.
Somente assim, saindo do papel de coadjuvante que a área de suprimentos se sentirá engajada, vista e celebrada como uma área que também traz resultados e mitiga os riscos da companhia.
Para que isso ocorra, é essencial que a equipe de suprimentos receba treinamento contínuo, tenha metas claras e indicadores de performance, e trabalhe em estreita colaboração com os departamentos de compliance e jurídico.
Além disso, a adoção de tecnologias de monitoramento e a promoção de uma cultura de reconhecimento são cruciais para valorizar o papel da área, transformando-a de coadjuvante em protagonista, sendo devidamente celebrada por sua contribuição significativa aos resultados da empresa e à sustentabilidade de suas operações, garantindo que todas as contratações sejam realizadas com responsabilidade e visão estratégica.
