Em 2025, o espaço CLOC Brasil trará um aspecto ainda mais prático de como idealizar, estruturar e operacionalizar muitas das questões de Legal Ops. Não traremos apenas opiniões do que precisa ser feito, mas sim uma espécie de guia e manual do como ser feito. A ideia vem de seguidas discussões em fóruns da comunidade, benchmarking, reuniões de boas práticas e dúvidas recorrentes sobre temas relevantes nas operações jurídicas do nosso país.
Apesar de regulares discussões sobre contencioso e Legal Operations, começaremos o ano falando sobre contratos, tema ainda pouco explorado no nosso ecossistema e que oferece, logo de cara, tudo aquilo que Ops geralmente defende: mapeamento de processos internos, conexão com outras áreas, gestão de projetos, gestão do conhecimento, tecnologia e mais. Então seguimos.
Conheça o JOTA PRO Poder, plataforma de monitoramento que oferece transparência e previsibilidade para empresas
Antes de contratar um CLM (Contract Lifecycle Management), é preciso fazer um trabalho de preparação dos seus fluxos internos e documentos. Para te ajudar nessa fase preparatória, criamos um guia com passo a passo; mas lembre-se: cada operação é diferente, nenhuma experiência é única.
1) Entenda seus fluxos internos
Você está lendo esse manual em uma coluna que fala especialmente sobre o mercado jurídico, mas não se esqueça que o CLM não é necessariamente uma solução exclusivamente da nossa área. É uma ferramenta essencialmente cross, que perpassa diversas áreas para além de legal, como compras, comercial, financeiro, RH, governança e outras.
No momento que começar a entender os fluxos da sua organização, converse com as outras áreas e crie uma squad ou comitê com um responsável de cada área para dar suporte. Estruture uma matriz RASCI para designar responsabilidades. Alguns steps para mapear os procedimentos internos são:
- Defina o escopo e os objetivos: estabelecer o propósito do mapeamento e o recorte do processo – não adianta querer esquematizar a empresa inteira do dia para noite. Comece devagar e, aos poucos, desenvolva sua arquitetura;
- Mapeie o estado atual: documentar as etapas existentes, identificando os stakeholders, entradas, saídas, atividades e gargalos;
- Desenhe o estado ideal: criar um fluxo otimizado baseado na análise de ineficiências e oportunidades de melhoria; e
- Valide e implemente: compartilhar com os stakeholders, ajustar conforme necessário e aplicar o novo processo.
Ter a fotografia do AS-IS das áreas é super importante – e, em um primeiro momento, pode até assustar. Há muitas falhas de processo, muitos problemas não resolvidos e tudo pode parecer urgente. Acredite, não é. Se a sua operação está há anos funcionando da mesma maneira, não é você ou o projeto de CLM que salvará o mundo em poucos meses.
Desta forma, é importante entender para onde você vai querer caminhar. Há muita coisa para ser feita e elencar as prioridades é essencial o sucesso do projeto .E não pense que o trabalho estará finalizado com o mapeamento. As organizações sempre mudam e, para que possa melhorar continuamente, acompanhe métricas de desempenho e revise regularmente os fluxos mapeados para garantir eficiência constante.
Sempre, sim, sempre comece pequeno, mas não deixe de pensar grande!
2) Pense grande, comece pequeno!
Planejar de forma clara, consistente e realista. Estabelecer canais de comunicação para evitar ruídos. Policiar o time a reunir em um só local todos os documentos e arquivos relevantes da empreitada. Ter uma metodologia ágil pré-definida e acordada com todos. Monitorar os resultados continuamente. Não necessariamente nessa ordem, todos os elementos citados compõem uma boa gestão de projetos.
É claro que ter um software colaborativo vai ajudar nos prazos e nos objetivos, acompanhando cada etapa do progresso e identificando, de forma preventiva, possíveis gargalos. Mas não ter um sistema assim não vai prejudicar a gestão do seu projeto.
Talvez o segredo esteja na gestão raiz: promova reuniões regulares, alinhe expectativas (e prazos) com os envolvidos, atente-se que todos estão cientes da atribuição de seus papeis e responsabilidades. Manter o foco nas prioridades vai garantir flexibilidade para lidar com imprevistos e reajuste de rotas, se for necessário. Não esqueça de incluir a etapa mais importante em cada fase: o ritual de celebração de cada milestone alcançado.
3) Se apaixone pelo problema, não pela solução
Sim, sabemos… É tentador se apaixonar por legaltechs e soluções de tecnologia. Tem muita coisa interessante no mercado brasileiro (e internacional) e em uma demonstração de solução, é fácil se imaginar utilizando as 1001 funcionalidades do sistema e como isso facilitaria a vida. Mas seria essa uma verdade real? Ou seria a verdade real um mito, longe dos fatos e da realidade que tanto queremos que fosse verdade?
Não é raro no mercado casos onde as empresas e os escritórios contratarem uma solução e quererem utilizar todas as funcionalidades de uma vez. Quando falamos de “pessoas, processos e tecnologia” não é da boca pra fora. Pense que seu time ainda não está acostumado com um CLM, então vá devagar. Primeiro é necessário contar a história do que é um CLM, por qual motivo vocês vão usar, do objetivo de curto, médio e longo prazo e só depois você conta das soluções e como irão utilizar.
4) Automatize documentos
Automatizar documentos para os clientes internos geralmente é o caminho mais fácil para agregar valor de maneira rápida para a organização (tanto para os clientes quanto para o seu próprio time) – é o que falamos de quick wins. Então, se puder e fazer sentido para a sua operação, comece com isso. Você sabe como?
Para começar, é necessário que você tenha um template de contrato e que haja alta recorrência do uso desse documento – o conceito de alta recorrência depende da sua organização e do size of the prize do que você está automatizando.
Com as minutas priorizadas, o próximo passo é identificar e destacar as informações que sempre precisam ser preenchidas no documento – que provavelmente já está marcado no seu template. Neste caso é preciso deixar bastante evidente, nada de deixar o texto dessas informações variáveis da mesma cor que qualquer outra informação do contrato, veja:
Apesar de sempre termos campos fixos mais comuns, como os apresentados acima, a elaboração de um contrato deve ser flexível e adaptável à realidade e às necessidades de cada negócio e negociação, e um sistema para automação de minutas deve acompanhar esse movimento. Mas para isto, você terá que – assim como no caso das variáveis – identificar as diferenças que possam ocorrer entre as cláusulas padrão.
O trabalho de destacar essas variações é o que vai permitir ao sistema, a partir de uma lógica de perguntas e respostas (ou até IA – raras às vezes no mercado nacional atual), saber quais são as cláusulas que devem ser utilizadas para a criação de um contrato em específico. É o que chamamos de banco de cláusulas.
Pense nos contratos como algo flexível – para que possa acomodar diferentes negociações. Diferentes cláusulas podem ser acomodadas no contrato, a depender de cada situação. Os times de negócio possuem autonomia para negociar condições comerciais, que acabam sendo refletidas nas cláusulas dos contratos (ex.: se a multa será fixa ou variável). Então faz sentido que o contrato altere automaticamente a depender de cada condição – são cláusulas pré-aprovadas pelo jurídico de todo modo.
E dentro de uma ferramenta de automação, quando uma destas opções é selecionada, automaticamente a cláusula correta é acionada para compor o contrato que está sendo elaborado. Veja como identificar essas variações no seu template:
Uma boa prática para a utilização de banco de cláusulas é usar o mesmo modelo de cláusula para diferentes áreas de negócio, por exemplo. Como cláusulas de definições, anticorrupção, disposições gerais, entre outras. Perceba que, atualizando apenas uma estrutura de cláusula, você atualiza diversos contratos de uma vez, evitando o risco de esquecer algumas minutas um pouco menos utilizadas.
5) Pense em uma esteira de tickets para o jurídico
Ter uma esteira automatizada para contratos é parte fundamental, mas sempre há aqueles casos que param na curva do rio e precisamos abrir exceções. E ter o jurídico revisando uma grande quantidade de contratos, para muitas empresas, não é exceção. Então é importante encarar o serviço jurídico como um serviço de atendimento mesmo. Sabe o que tanto falam de User Experience? Aqui provocamos o pensamento e perspectiva da Legal Experience.
Você sabe quais são as principais fases de uma esteira de atendimento eficiente ao cliente (seja interno ou externo)?
- Mostre-se disponível: garantir que o seu cliente saiba exatamente como te acionar – e que o processo seja integrado aos sistemas que ele já utiliza. Por exemplo, integração com plataformas de CRM, ferramentas de workflow ou outros sistemas corporativos. O objetivo é minimizar barreiras e tornar o canal de comunicação mais natural e intuitivo;
- Deixe o sistema fazer a triagem: identifique e classifique a demanda recebida, verificando a complexidade, urgência e requisitos específicos. Isso ajuda a direcionar o ticket para a equipe ou fluxo adequado;
- Defina SLAs: estabeleça prazos claros para cada tipo de demanda, garantindo que o cliente tenha expectativas bem definidas sobre o tempo de resposta (sim, resposta; para jurídico raramente é possível dar um prazo de resolução). Isso aumenta a transparência, permite o monitoramento do desempenho do time e até ajuda em um eventual pedido de headcount para o seu time;
- Centralize as comunicações: centralizar as interações com o requisitante e outros envolvidos é essencial para uma boa gestão do conhecimento – e até em casos de uma eventual disputa sobre o contrato, a sua organização conseguirá encontrar facilmente todo o histórico sobre a negociação;
- Antes de assinar, tenha um fluxo de aprovação: estruturar etapas claras de aprovação para garantir que decisões críticas passem pelos responsáveis corretos, reduzindo retrabalhos e eliminando gargalos. Esses fluxos devem ser ágeis e integrados ao processo geral para manter a eficiência – tendo sempre o cuidado de não criar fluxos em duplicidade, provavelmente não é apenas o jurídico que está pensando em aprovações. Converse com outras áreas.
Estas não devem ser as suas únicas preocupações, mas olhando para isso, você já terá um fluxo de atendimento muito melhor do que grande parte das estruturas jurídicas.
6) Dados: olhe, fale e ouça
É essencial pensar em dados na implementação do sistema, mas não pense que você vai fazer o go-live da solução em um mês e no outro já ter os dados estruturados e dashboards criados. É tudo um processo – geralmente a partir de 12 meses você conseguirá extrair insights interessantes da operação.
É importante você entender quais métricas são relevantes para o seu time e a sua empresa (sim, KPIs) – mas isso você já pensou, discutiu e estruturou lá no momento de entender seus fluxos internos.
Calma, sabemos que muitas vezes você quer apenas os dados da operação, por isso que estrutura os fluxos, automatiza as minutas e gera relatórios. Mas isso não é etapa de como se preparar para implementar um CLM… É mais adiante. E como isso impacta diversas áreas em Legal Ops e não apenas contratos, acompanhe a CLOC Brasil Insights ao longo do ano, teremos um artigo dedicado!
*
A opinião dos autores não reflete necessariamente a opinião institucional das empresas às quais eles estão vinculados atualmente, tampouco do CLOC e CLOC Brasil enquanto organizações
