O contencioso trabalhista é uma realidade quase inevitável para grandes empresas no Brasil. Só em 2024 foram registradas mais de 2 milhões de novas ações na Justiça do Trabalho, reforçando nossa posição de destaque (nada positiva) como um dos países com maior número de processos trabalhistas no mundo.
Diante disso, gestores precisam lidar com desafios reais e urgentes: manter a saúde financeira do negócio, reduzir riscos e preservar a reputação corporativa.
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A boa notícia é que o departamento jurídico – antes visto apenas como intermediário entre a empresa e escritórios terceirizados – passou por uma revolução. Hoje, com o surgimento de equipes especializadas em Legal Operations (Legal Ops), times jurídicos atuam ao lado de finanças, tecnologia e dados.
E é justamente nesse cenário que a gestão baseada em dados (ou Legal Intelligence) faz toda a diferença para elevar o nível de eficiência e de resultados.
Por que o contencioso trabalhista é tão crítico?
Quando falamos em contencioso trabalhista, estamos lidando diretamente com:
- Provisões trabalhistas: mais processos significam maior reconhecimento de despesas e necessidade de reserva de capital para cobrir possíveis condenações;
- Previsibilidade financeira: sem monitoramento confiável, a empresa não consegue estimar corretamente o quanto precisará desembolsar;
- Custos operacionais: o volume de ações afeta gastos com controle de arquivos, coleta de provas, pagamentos a escritórios, entre outros;
- Diagnóstico: as reclamações podem ser excelente fonte de diagnóstico dos problemas na operação que, se corretamente identificados, podem orientar ações preventivas assertivas; e
- Reputação: muitas ações trabalhistas podem prejudicar a imagem da empresa no mercado.
Controlar de perto todos esses fatores deixa de ser uma opção e vira fator de sobrevivência competitiva.
Legal Ops na era da tecnologia e dos dados
Nos últimos anos, a área jurídica passou a ser bem mais do que “aquele setor que cuida de processos”. Primeiro, os jurídicos internos se tornaram mais estratégicos. Depois, aproximaram-se das práticas de finanças e tecnologia, até culminar na criação de times de Legal Ops, focados em eficiência, previsibilidade e resultados.
Em muitas empresas, a prática de Legal Ops ainda é confundida com a controladoria jurídica. Nas organizações modernas, os times de Legal Ops lideram a transformação digital e a inovação nas práticas jurídicas, ainda que em suas estruturas também tenham absorvido as atribuições da tradicional controladoria.
No caso do contencioso trabalhista, a tecnologia desempenha um papel fundamental. Exemplos incluem:
Saneamento de dados
Dados inconsistentes, duplicados ou incompletos são comuns e atrapalham muito a tomada de decisão. Para resolver isso, é fundamental investir em:
- Identificação e correção de inconsistências nos registros;
- Padronização de nomenclaturas e classificações;
- Eliminação de duplicidades;
- Preenchimento de lacunas informacionais; e
- Validação cruzada de diferentes bases de dados
Sem dados confiáveis, qualquer análise corre o risco de ser inútil ou até enganosa. Em sistemas, sempre que possível, recomenda-se evitar campos de livre preenchimento, priorizando as listas suspensas com opções taxativas.
Redução de manualidades
Automatizar fluxos de trabalho e tarefas repetitivas faz toda a diferença no dia a dia jurídico. Com softwares específicos, é possível otimizar:
- Cadastro e triagem de novos processos;
- Organização de subsídios para defesa;
- Emissão automática de relatórios gerenciais;
- Auditorias internas;
- Fechamento contábil e conciliação de valores; e
- Controle de prazos processuais
Menos tarefas manuais significam mais tempo para focar no que importa: a estratégia.
Integração de sistemas
Por fim, a integração de sistemas garante que as informações fluam livremente entre jurídico, finanças, RH, suprimentos e o próprio Judiciário. No contencioso trabalhista, isso significa conectar:
- Sistemas de pagamento e controle orçamentário (finanças);
- Informações contábeis (para provisionamento);
- Gestão de empregados (RH);
- Plataformas de gestão de terceiros (suprimentos/compras);
- Sistemas de gestão processual; e
- Portais do Judiciário (para acompanhamento em tempo real).
Sem integração, fica impossível ter uma visão abrangente do contencioso e, principalmente, tomar decisões baseadas em dados atuais.
O que é Legal Intelligence?
Legal Intelligence é a aplicação de Business Intelligence (BI) no contexto jurídico. Em outras palavras, é coletar, organizar e analisar dados para entender melhor o contencioso, prever cenários, otimizar estratégias e tomar decisões mais acertadas.
No contexto do contencioso trabalhista, o BI permite:
Analisar tendências
- Identificar padrões de volume de ações, taxas de ganho/perda e valores médios de condenação;
- Mapear concentrações de processos por região ou tipo de pedido;
- Detectar mudanças relevantes na jurisprudência; e
- Antecipar tendências sazonais ou cíclicas.
Aumentar a previsibilidade financeira
- Criar modelos preditivos de custos futuros;
- Calcular provisões com mais precisão;
- Simular cenários de encerramento e acordos; e
- Otimizar fluxo de caixa para pagamentos judiciais
Avaliar advogados internos e escritórios parceiros
- Comparar taxas de sucesso, prazos e custos;
- Embasar decisões de contratação e renegociação;
- Definir métricas objetivas de desempenho; e
- Otimizar distribuição de casos por especialidade.
Monitorar o risco da carteira
- Criar alertas para picos de ações em determinados temas;
- Relacionar práticas internas (como turnover) ao volume de processos;
- Avaliar impactos de mudanças legislativas; e
- Identificar riscos emergentes antes de virarem problemas graves.
Com BI aplicado ao departamento jurídico, as decisões ficam menos baseadas em “achismos” e mais respaldadas por fatos e números.
Como começar seu BI jurídico
Defina as perguntas certas
Antes de mais nada, saiba o que você quer responder. Exemplos:
- Qual o custo médio por processo?;
- Qual a taxa de sucesso dos escritórios externos?
- Quanto foi provisionado vs. quanto foi efetivamente gasto?
- Quais fatores de risco nas operações atuais mais geram ações trabalhistas?
- Como o contencioso varia por região ou unidade de negócio?
Integre fontes de dados relevantes
É fundamental cruzar dados de:
- Sistemas de gestão processual;
- Sistemas financeiros e contábeis; e
- RH e folha de pagamento.
A integração entre diversos sistemas e tecnologias pode ser uma opção eficiente, porém por vezes custosa e demorada.
Um caminho promissor é implementar um data lake jurídico, que centraliza dados estruturados e não estruturados (documentos, PDFs, e-mails, decisões judiciais etc.) em seu formato original. Assim, você não perde informações e consegue realizar análises mais avançadas, inclusive com técnicas como processamento de linguagem natural.
Estabeleça KPIs estratégicos
Alguns indicadores podem ajudar muito na rotina:
- Volume de processos ativos e novos;
- Valores de provisão vs. valores efetivamente pagos;
- Tempo médio de duração dos processos;
- Distribuição geográfica dos litígios;
- Taxa de sucesso em cada instância;
- Economia obtida em acordos vs. possíveis condenações;
- Custo médio por tipo de processo;
- Desempenho comparado de escritórios; e
- Relação entre custo do contencioso e indicadores financeiros.
Escolha ferramentas e parceiros
Geralmente, o BI jurídico pode (e deve) usar as mesmas ferramentas que outras áreas da empresa e/ou do escritório já usam, como Power BI, Tableau, Looker ou Qlik Sense. Isso facilita a integração, aproveita expertise interna e reduz custos.
Para muitas empresas, em vez de ter um grande time interno de análise de dados, faz sentido contar com parceiros especializados. Além disso, vale lembrar que mesmo que alguns softwares de gestão processual ofereçam “dashboards prontos”, eles costumam mostrar apenas dados coletados por eles mesmos.
Com isso, ter uma visão integrada, incluindo múltiplas fontes, pode significar enorme vantagem na análise dos dados.
Implemente, teste e refine
- Desenvolva um protótipo inicial com os principais indicadores;
- Teste com usuários-chave do jurídico e de áreas correlatas;
- Ajuste conforme feedback;
- Defina ciclos de revisão periódicos; e
- Crie uma cultura de análise de dados na equipe.
Transforme dados em ação
- Faça reuniões periódicas de análise;
- Crie gatilhos para ações corretivas quando certos limites forem atingidos;
- Converta insights em melhorias práticas; e
- Monitore o impacto dessas melhorias nos indicadores
Vale a pena todo esse esforço?
Sim, e muito. Os ganhos se dividem em três grandes categorias:
- Financeiros: redução de condenações, provisionamento mais assertivo, corte de custos operacionais e maior controle sobre honorários;
- Operacionais: aumento de produtividade, padronização de processos, menos erros e melhor comunicação entre departamentos; e
- Estratégicos: postura mais proativa, capacidade de prever e mitigar riscos, melhoria de políticas internas e fortalecimento do jurídico como parceiro do negócio.
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A gestão do contencioso trabalhista no Brasil, marcada pelo alto volume de processos, não precisa ser um eterno “apaga incêndio”. Com a abordagem de Legal Intelligence, é possível transformar dados em informações valiosas, diminuir incertezas e fortalecer tanto o lado financeiro quanto a imagem corporativa.
Os departamentos jurídicos que adotarem essa visão tendem a sair na frente, virando parceiros estratégicos do negócio e não apenas um “centro de custos”. Em um cenário cada vez mais competitivo, estar munido de dados e insights é fundamental para tomar as rédeas do contencioso e garantir resultados mais sustentáveis.
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A opinião dos autores não reflete necessariamente a opinião institucional das empresas às quais eles estão vinculados atualmente, tampouco do CLOC e CLOC Brasil enquanto organizações.
