A criação de um jurídico interno funcional e eficiente pode ser um fator decisivo para o sucesso empresarial, especialmente em setores altamente regulados, startups e operações multijurisdicionais. Isso é o que encontramos na Boston Metal, o case que abordaremos neste texto .
A Boston Metal é uma startup de tough tech (tecnologia pesada) que veio para revolucionar a produção metalúrgica. Utilizando a eletrólise de óxido fundido (MOE, em inglês), a companhia transforma resíduos da mineração e da metalurgia em metais de alto valor de forma sustentável e economicamente viável.
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Para compartilhar a nossa jornada, precisamos voltar em março de 2024 . Nesse momento, nasciam formalmente os nossos jurídicos nos Estados Unidos e Brasil . Com isso em mente, compartilhamos, aqui, os desafios enfrentados, as lições aprendidas até agora e os diferenciais estratégicos que buscamos. Esperamos que o nosso case sirva de exemplo e inspiração para o mercado na criação de outros jurídicos internos .
Definindo estrutura e funções
A primeira etapa foi definir a estrutura e as funções do time. Aqui estão os principais passos que seguimos:
Mapeamento de necessidades
Antes de recrutar as pessoas para compor o time, achamos que era essencial mapear as necessidades jurídicas da companhia. Isso varia a depender da empresa, do segmento e do estágio de maturidade do negócio.
No momento em que estamos, isto é, de construção da primeira unidade industrial no Brasil e intensificação dos projetos de pesquisa e desenvolvimento nos Estados Unidos, identificamos, por exemplo, que uma das principais demandas tem sido a negociação contratual com fornecedores e que um dos principais bens a ser protegido é a nossa propriedade intelectual.
Criação de funções-chave
Com base nas necessidades mapeadas, o ideal seria criar funções-chaves que pudessem se dedicar exclusivamente a cada uma dessas necessidades. Infelizmente, os headcounts e o orçamento são limitados; mas isso nos provoca a ser criativos.
Retomando o exemplo da necessidade de negociações contratuais, atender de forma pontual e conforme demandado seria demasiado ineficiente. Por isso, definimos que o time jurídico será responsável por criar, do zero, um fluxo de gestão dos contratos (desde o processo de concorrência realizado pela área de suprimentos até a assinatura pelos representantes legais).
Nesse contexto, a experiência jurídica com contratos é, de fato, importante. Mas também trouxemos para o time a experiência de um PMO para garantir eficiência e eficácia ao projeto, olhando não só para as características que o fluxo precisa ter sob a ótima jurídica, mas para os anseios de todas as áreas interessadas.
Flexibilidade estrutural
Criamos uma estrutura que possa se adaptar às mudanças rápidas inerentes ao universo das startups. Com as diferentes expertises técnicas no time jurídico associadas às habilidades de gestão de projetos, os membros da equipe podem se envolver em múltiplas atividades simultaneamente sem perderem de vista as entregas acordadas.
Voltando para o nosso exemplo, o time pode elaborar minutas-padrão em conjunto com a área de suprimentos, realizar treinamentos para o time de engenharia sobre cláusulas essenciais de um contrato, e tudo isso contribuindo para um melhor funcionamento do novo fluxo de gestão de contratos que será criado. Mantemos uma planilha de controle de tarefas, status e prazos que deve ser atualizada semanalmente com o intuito de monitorarmos a performance da equipe.
Assim, quando a planta já estiver em operação, as negociações contratuais estiverem em marcha no novo fluxo de gestão de contratos, e as prioridades forem outras, a planilha nos mostrará que já momento de pivotarmos e o time poderá, então, se dedicar a outros temas pertinentes à nova fase da Boston Metal.
A busca por eficiência e eficácia
Para que o jurídico seja realmente estratégico, ele precisa ir além da resolução de problemas e atuar preventivamente. A abordagem preventiva não apenas mitiga riscos, mas também otimiza processos e promove segurança jurídica para a empresa como um todo.
Contar com um jurídico que antecipa desafios e propõe soluções estruturadas permite que o negócio cresça com mais solidez. Por isso, buscamos estruturar o nosso jurídico de maneira a não apenas responder às demandas, mas a criar ferramentas e processos que reduzam a necessidade de atuação corretiva no futuro.
Inteligência jurídica e mapeamento de demandas
Medir os indicadores de desempenho é crucial para entender o progresso e identificar áreas de melhoria. Além disso, é uma informação muito importante para nos mostrar níveis de eficiência e eficácia, bem como orientar o foco correto para as metas e objetivos da área.
Aqui na Boston Metal, por exemplo, começamos mapeando as demandas de forma a identificar o volume de contratos, as áreas demandantes, o SLA de resposta (turn around, que não se confunde com o SLA de assinatura do contrato), e os temas dos contratos.
Escutávamos, como muitos jurídicos internos escutam, que “o jurídico demora muito para soltar os contratos”. E a primeira tentação foi estabelecer um OKR (objective key result [objetivo e resultado chave]) de redução do SLA de resposta. Mas, depois de 6 meses coletando dados sobre as demandas de contratos, fomos capazes de mapear quais eram as principais dores a serem resolvidas.
Identificamos os principais temas e as principais áreas demandantes, de forma que isso orientou a priorização de quais minutas-padrão deverão ser trabalhadas primeiro. Isso também nos permitirá organizar workshops focados na identificação dos riscos jurídicos associados aos temas mais recorrentes e na antecipação de mitigações necessárias que podem ser discutidas já na negociação comercial. Inclusive, os indicadores nos mostraram quais áreas devem estar presente nesses treinamentos a fim de não sobrecarregarmos a agenda da empresa toda.
Indiretamente, todas essas ações contribuem para que o SLA de assinatura do contrato seja menor. E o foco todo foi em medidas voltadas pra assinatura do contrato exatamente porque os indicadores de SLA de resposta já nos mostravam um número bastante baixo. Ou seja, se tivéssemos cedido à tentação e focado exclusivamente em reduzir o SLA de resposta como forma de diminuir o SLA de assinatura do contrato, traríamos pouca ou nenhuma contribuição para o negócio.
Padronização de contratos e fluxos de trabalho (workflow)
Ao mapear as demandas, identificamos os temas mais recorrentes nas negociações contratuais. Mas, como estávamos começando do zero, não tínhamos um diretório de minutas-padrão para esses temas. A ausência dessas minutas significava que cada negociação partia ou da minuta da contraparte ou de uma folha em branco, ambos cenários que demandam um tempo maior de análise por parte do jurídico. E tempo, como bem sabemos, é um dos recursos mais preciosos quando se trata de eficiência.
Pensando nisso, não queríamos que o nosso OKR fosse simplesmente “implementar minutas-padrão”. Queríamos ir além: que essas minutas se tornassem a base da maioria dos contratos assinados. Por quê? Porque, se isso acontecer, significará que o jurídico terá mais tempo livre para aplicar sua inteligência e expertise em casos de maior complexidade, além de contribuir diretamente para a redução do SLA de assinatura de contratos.
Estabelecemos, então, o ambicioso objetivo de ter pelo menos 51% dos contratos assinados com base nas minutas-padrão após a sua implementação. E para alcançar esse objetivo, não basta apenas ter as minutas, é preciso garantir que elas de fato sejam utilizadas a ponto de se tornarem maioria.
Decidimos, então, dividir para conquistar. Terceirizamos a produção das minutas, enquanto focamos no que ninguém conhece melhor do que o jurídico interno (desculpem, consultores externos e escritórios de advocacia!): desenhar workflows adaptados e eficazes para a nossa realidade, um para as minutas-padrão e outro para os contratos tailored made.
Vale mencionar que fizemos benchmarking, exploramos ferramentas tecnológicas no mercado e estamos em busca de um fluxo que nos permita não só estimar o tempo de cada processo, mas também criar incentivos para a adesão ao fluxo das minutas padrão a fim de acelerar a tramitação.
Sabemos que a implementação da ferramenta vai render quase um artigo à parte, porque certamente viveremos erros clássicos de lógica como chegar na etapa final de assinatura sem ter coletado os dados dos representantes legais, por exemplo. Mas é justamente nesse aperfeiçoamento contínuo que está o caminho para a eficiência que buscamos, e estamos prontos para encarar esse banho de roupa, se for preciso.
Capacitação estratégica e workshops jurídicos
Assim como os dados do mapeamento de demandas nos permitirão construir uma solução para acelerar a tramitação dos contratos, eles também nos permitirão focar em medidas que aumentam a eficácia na gestão dos riscos jurídicos. Afinal, o jurídico precisa pensar tanto em eficiência quanto em eficácia.
Ao identificar os temas mais frequentes nas negociações contratuais, conseguimos mapear os principais riscos associados a essas relações, o que nos dá uma base sólida para uma atuação preventiva e estratégica. Com essas informações em mãos, podemos estruturar um processo de comunicação e treinamento direcionado especificamente para esses riscos, usando exemplos práticos e ajustados à realidade do nosso público-alvo.
Esse formato não só facilita a compreensão dos riscos jurídicos por um time diverso, mas também promove uma aplicação mais eficaz das diretrizes jurídicas no dia a dia das áreas envolvidas, fortalecendo a cultura de mitigação de riscos também para o jurídico.
Além disso, ao identificarmos quais áreas demandam quais tipos de contratos com mais frequência, vislumbramos a oportunidade de realizar workshops específicos para capacitar nossos times comercial e técnico. Acreditamos que essa capacitação permitirá que os times lidem melhor, e quem sabe até negociem, cláusulas contratuais necessárias para as realidades mais recorrentes, tornando as interações com as contra-partes mais ágeis, assertivas e alinhadas às diretrizes jurídicas internas da empresa.
O futuro: estamos no caminho certo?
A construção de um jurídico do zero exige um equilíbrio entre viabilidade operacional e posicionamento estratégico; entre eficiência e eficácia; entre o querer e o poder. Nossa visão é a de criar um centro de excelência jurídica que não apenas apoie a operação da companhia, mas também catalise a inovação ao prover insights legais proativos.
Neste quesito, a tecnologia se destaca como facilitadora e estrela guia para um crescimento mais acelerado. Com processos bem estruturados, tecnologia integrada e uma abordagem proativa, acreditamos que seremos capazes de posicionar o jurídico como um diferencial competitivo do nosso negócio.
Estamos confiantes de que essa abordagem mais pragmática nos trará bons resultados. Mas a verdade é que ainda estamos aprendendo. Certo ou errado? Não sabemos. A experiência prática e os próximos meses ou anos nos dirão. Quem sabe daqui um tempo voltamos para contar se seguimos esse caminho e quais foram os resultados. Se deu certo, se tivemos que mudar a rota ou se atingimos exatamente o que planejamos. Exemplo de texto com espaços extra entre palavras etc.
